서울 서초구가 구청은 물론 동주민센터까지 모든 민원실에서 종이신청서 없이 민원서류 작성이 가능하도록 체계를 바꿨다. 서초구는 고도화된 ‘전자민원서식 작성시스템’을 적용한 ’디지털 민원실’을 30일부터 전면 운영한다고 밝혔다(사진 참조).

서초구 민원실을 찾은 주민은 종이신청서 대신 휴대전화를 활용하게 된다. 정보무늬(QR코드)를 통해 신청서식에 접속, 서류를 작성하면 된다. 해당 내용은 암호화돼 담당 공무원 컴퓨터로 전송돼 자동 입력된다.

본인이 아니라 위임·대리신청도 가능하다. 이를 위한 전자서식과 도장 스캐너를 추가했다. 별도로 위임장을 작성해야 하는 번거로움이 없어진다. 신청서류와 위임장에 중복된 내용 역시 자동 입력된다, 도장은 스캐너를 통해 전자화 돼 자동 전송된다.

‘디지털 민원실’에서는 식품위생 영업신고와 통신판매업 등 186종에 달하는 민원창구 업무 처리가 가능하다. 전체 민원창구 업무 가운데 86%에 달한다. 첨단기기에 익숙하지 않은 노년층 등을 위해 스마트폰 이용을 돕는 안내직원을 배치한다.

구는 전자민원서식 작성시스템을 통해 신속한 업무처리가 가능해질 것으로 기대하고 있다. 민원인 입장에서는 기본적인 인적사항 등을 여러 신청서에 반복적으로 적어야 하는 시간이 줄어든다. 번호표를 받고 차례를 기다리는 시간에 서류를 미리 작성할 수 있다. 구 누리집에서 민원신청을 하고자 하는 업무를 미리 선택하면 구청을 방문하기 전에도 작성이 가능하다. 담당 공무원은 신청서 내용을 일일이 컴퓨터에 입력하는 불편이 줄어든다.

모든 종이문서를 전자화하는 작업도 추진한다. 신청서뿐 아니라 관련 서류까지 전자문서로 바꿔 접수한다. 그동안은 담당 공무원이 서류를 받아 문서고에 보관해 왔다. 구는 “연간 약 120평씩 문서고 공간, 민원신청 문서 인쇄비용 2000만원 이상을 절감할 수 있을 것”이라고 설명했다.

전성수 서초구청장은 “주민들이 편리하고 빠르게 행정서비스를 받을 수 있게 돼 매우 보람있게 생각한다”며 “다양한 기술을 민원서비스 전반에 접목해 스마트한 행정을 지속해 나가겠다”고 말했다.

김진명 기자 jmkim@naeil.com