그동안 공직자들이 출장 중인 상급자에게 자료 하나를 전달하려면 최대 4번 로그인과 5번의 업로드·다운로드 과정을 거쳐야 했다. 지능형 업무관리 플랫폼 ‘온AI’ 모바일 서비스가 도입되면서 이 같은 절차는 크게 단축될 전망이다. 장소에 구애받지 않는 보고와 결재가 가능해진다.

행정안전부는 내부 업무망과 모바일을 연결한 지능형 업무관리 플랫폼 ‘‘온AI’의 모바일 서비스를 30일부터 본격 개시한다고 밝혔다. 그동안 보안을 이유로 사무실 밖에서 업무 처리가 제한됐던 구조를 개선해 현장 중심 행정을 강화하겠다는 취지다.

기존에는 사무실 밖에서 내부 문서를 확인하기 위해 망 연계 프로그램으로 외부망에 자료를 옮기고 공직자 통합메일을 통해 다시 전송한 뒤 스마트폰에서 내려받아 메신저로 전달하는 복잡한 절차를 거쳐야 했다. 담당자와 결재권자가 모두 출장 중일 경우에는 사무실에 남은 동료에게 대신 자료를 전송해달라고 요청하는 일도 있었다.

이 과정에서 수정 사안이 발생하면 동일한 절차를 반복해야 해 업무 지연과 비효율이 이어진다는 지적이 제기돼 왔다.

온AI 모바일 서비스는 이 같은 구조를 단순화하는 데 초점을 맞췄다. 실무자는 업무망에서 작성한 문서를 그대로 모바일 메신저로 공유할 수 있고 상급자는 스마트폰으로 이를 즉시 확인해 수정 지시까지 내릴 수 있다. 별도의 파일 이동이나 중복 전송 과정 없이 보고와 결재가 이뤄지는 방식이다.

회의 방식도 달라진다. 기존에는 업무망과 외부망 화상회의 시스템이 분리돼 있어 출장 중인 인원이 있을 경우 회의 진행 자체가 어려웠다. 하지만 앞으로는 모바일을 통해 장소와 기기에 관계없이 동일한 회의 환경에 접속할 수 있다.

회의 중에는 인공지능(AI)이 실시간 자막을 제공하고 회의 종료 후에는 주요 내용을 자동으로 정리해 회의록을 생성한다. 생성된 회의록은 전자우편이나 메신저로 즉시 공유돼 업무 연속성을 높인다.

행안부는 보안 문제를 해결하기 위해 모바일공무원증 기반 인증을 적용하고 화면 캡처 방지, 파일 저장 제한 등 통제 기능을 강화했다. 민간 클라우드 기반 서비스 구조를 적용하면서도 공공 업무에 필요한 보안 수준을 유지한 것이다.

이번 서비스는 행안부와 과학기술정보통신부 기획예산처 식품의약품안전처 등 4개 부처에 우선 도입된다. 정부는 하반기까지 40개 이상 중앙행정기관으로 확대할 계획이다.

황규철 행안부 인공지능정부실장은 “그동안 공직사회는 보안을 이유로 사무실 밖에서 업무 처리에 제약이 많았다”며 “온AI 모바일 서비스 도입으로 장소에 구애받지 않는 보고와 의사결정이 가능해질 것”이라고 말했다.